Merancang Proposal Sponsor

Dalam merencanakan suatu acara besar, maupun kecil, intern maupun exteren maka dibutuhkan kehadiran proposal sabagai suatu pedoman dalam berproses selanjutnya. Proposal menjadi gambaran kasar acara yang akan diadakan. Entah akhirnya beberapa hal meleset, hal tersebut tidak masalah, karena pada akhirnya akan ada laporan pertanggung jawaban. Tentunya proposal yang baik tidak akan berbeda jauh dengan pelaksanaan atau realisasi acara.

Ketika anda merencanakan sebuah acara besar dengan besar dengan menggundang massa tentunya anda akan membutuhkan kehadiran sponsor di situ. Maka dari itu proposal menjadi senjata anda untuk menunujukkan, menyakinkan pihak sponsor untuk ikut berpartisipasi dengan anda.

Karena itu jangan samakan proposal biasa dengan proposal sponsor. Proposal sponsor unik, buatlah berbeda dari yang lain. Hal yang penting dalam proposal adalah jangan sampai pihak sponsor menganggap anda seperti meminta namun berikanlah penyajian yang membuat pihak sponsor memang tertarik pada acara anda. Fokuslah pada keuntungan yang bisa didapat oleh pihak sponsor.

Sebelum membuat proposal Sponsor beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah

1. Waktu persiapan

Ketika anda mengadakan suatu acara dengan jeda waktu yang sempit dengan hari acara, maka semakin kecil harapan anda untuk mendapatkan sponsor. Mengapa? Karena dari situ akan terlihat bagaimana keseriusan dan kesiapan anda dalam melaksanakan acara tersbut.

2. Penyelenggara

Kalau anda pernah menyelenggarakan suatu event besar dan sukses, maka sponsor tidak akan segan-segan berpartisipasi di dalamnya. Dengan kata lain, reputasi menjadi hal yang penting untuk memikat sponsor. Semakin besar reputasi anda, semakin mudah pihak sponsor percaya.

3. Jenis Kegiatan

Ketika anda membuat suatu acara lihatlah produk apa yang bisa ditampilkan di situ. Hal ini menjadi berkaitan erat pada keterkaitan produk sponsor dengan kegiatan anda.. Kalau anda membuat pensi anak muda, maka anda tidak akan mungkin bisa mendapatkan sponsor seperti mobil, elektronik, namun anda bisa mendapat sponsor rokok, makanan, dll.

4. Penonton atau peserta

Berilah target yang akan dicapai dalam proposal, dan fokus golongan apa. Ketika anda menargetkan dengan jumlah yang besar dan yang akan datang adalah sebagian besar anak muda maka perusahaan dengan produk anak muda akan tertarik.

Aspek dalam proposal sponsor adalah:

- Layout

- Kelengkapan perencanaan acara

- Penawaran sponsor

Layout

Ketika anda membuat proposal terutama proposal sponsor, layout menjadi bagian yang penting didalamnya. Karena dari layout anda, anda paling tidak bisa memberikan keyakinan lebih pada pihak sponsor, proposal anda akan terlihat berbeda di mata Sponsor. Dari layout anda anda dapat memperlihatkan betapa seriusnya anda mempersiapkan sebuah acara.

Misalnya saja :

Anda memberikan proposal anda dengan layout yang menarik katakanlah anda sedang menyusun acara untuk pensi. Anda memberikan proposal tersebut ke pada perusahaan besar. Anda tidak akan tahu apakah ada orang lain yang juga memberikan proposal itu. Anda juga tidak akan tahu di mana proposal itu akan diletakkan. Dengan adanya layout pada proposal anda, proposal anda menjadi terlihat berbeda dari proposal yang lain. Sehingga mungkin akan di baca terlebih dahulu, di sendirikan, anda tidak akan tahu.

Apa saja layout itu?

1. Ukuran kertas

Kebanyakan orang menggunakan kertas besar seperti ukuran A4 dan F4 untuk proposal. Namun bagaimana apabila anda membuat proposal dengan ukuran mini, mungkin setengah dari ukuran A4 atau F4, proposal itu akan terlihat unik dan manis. Namun tidak selamanya pula ukuran kecil baik. Semuanya tergantung dari selera.

2. Halaman Cover

Berikanlah tampilan yang tidak biasa, ketika anda hanya menuliskan judul proposal anda, proposal anda akan tampak monoton, berilah gambar yang menarik, atau anda bisa menempel-nempel potongan koran, dll. Ketika halaman cover anda menarik, seseorang yang membaca akan semakin tertarik untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya.

3. Tampilan Halaman

Ketika tiap halaman anda terdiri dari tulisan saja, tentu yang membaca akan bosan ketika tulisan anda bertele-tele. Untuk mencegah hal itu berikan hiasan yang menarik pada header dan footernya bahkan bagian bodynya. Namun satu hal yang perlu diperhatikan adalah jangan sampai mengganggu kejelasan tulisan itu sendiri. Perhatikan jenis tulisan, ukuran tulisan, paragraf, urutan penyajian, menjadi hal yang penting. Gunakan font dan ukuran yang mudah dibaca oleh orang.

4. Penjilidan

Bagaimana proposal itu dijilid, apakah hanya menggunakan jilid lakban, atau apakah dijilid spiral, ataukah yang lain gunakan kreasi anda.

5. Wrapping

Satu hal yang jarang digunakan orang namun cukup berpengaruh. Rasakan ketika anda meneriman suatu barang dengan bungkus atau tanpa sama sekali. Mungkin anda bisa berpkir, proposal ini sudah pernah dibaca oleh orang lain, atau ini bekas, dll. Membungkus dengan plastik bening saja sudah baik.

6. CD Interaktif

Berikanlah cd interaktif. CD ini bisa berupa presentasi, atau bisa berupa video. Hal ini untuk mencegah ketika yang menerima proposal anda malas membaca proposal. Apabila acara yang akan anda buat adalah yang kedua kaliya, lampirkan acara anda yang sebelumnya sebagai gambaran bagi pihak sponsor. Berikan pula contoh-contoh pemasangan pihak sponsor ke acara-acara yang pernah anda tangani.

2. Kelengkapan Data

Bagian I – bagian satu ini adalah acara anda secara besar

Latar belakang

Berikanlah suatu sajian yang menarik mengapa anda membuat acara tersebut, gunakan alasan-alasan yang mendukung dan valid.

Nama Acara

Berdasarkan Latar belakang anda, tuliskan secara terpisah dengan latar belakang, apa acara anda. Gunakan nama yang menarik dan singkat.

Tema Acara

Buatlah tema acara yang menarik dan unik, jangan buat tema yang terlalu panjang. Kalau diperluka cantumkanlah alasan mengapa anda memilih tema tersebut. Gunakan deskripsi yang kuat, Apabila anda menggunakan lambang, berilah arti lambang tersebut.

Waktu dan tempat pelaksanaan

Tulislah secara detail waku pelaksanaan secara detail meliputi hari, tanggal, tahun, jam berlangsungnya dan lokasi acara tersebut

Sasaran Acara

Tulislah peserta yang akan anda tuju, apakah itu anak muda, anak kuliahan, tingkat SD, orang tua, jomblo, atau pedagang. Tuliskan pula target peserta, tuliskan pula target peserta.

Tujuan Acara

Tuliskan apa tujuan dari Acara tersebut. Sebaiknya berdasarlah pada latar belakang yang anda buat.

Manfaat Acara

Tuliskan dalam 2 point yang berbeda yaitu manfaat bagi pihak sponsor dengan manfaat bagi pihak anda, atau bahkan anda bisa menambahkan manfaat bagi pihak peserta,dll

Pada zona ini anda bebas menentukan sendiri apa yang akan anda lampirkan. Isikan tulisan “terlampir” pada bagian ini. Bagian ini nantinya akan menjadi bagian yang harus dijabarkan dengan sangat detail.

Sponsorship

terlampir

Konsep acara

terlampir

Susunan Panitia

terlampir

Anggaran

terlampir

Profil panitia

terlampir

Laporan Pertanggungjawaban

terlampir

Media Sponsorship

Tuliskan secara point-point saja, media apa yang anda tawarkan pada media Sponsorship.

Penutup

Tuliskan pentup dengan ini ucapan terima kasih atas kerjasama dari pihak sponsor dan waktu yang telah diluangkan.

Lembar pengesahan

Berisi kapan proposal itu disahkan kemudian berisi tanda tangan dari sekretaris, koordinator, apabila ada petinggi atau direksi cantumkan di situ seperti kepala sekolah, dll.

Bagian II – berisi lampiran-lampiran yang telah diinformasikan pada bagian pertama

Sponsorship

Dalam sponsorship berilah alasan anda mengenai sponsorship dan berilah semua detail dari penawaran anda, buatlah penawaran yang menarik, dengan harga yang sesuai. Semakin tinggi harga dari penawaran anda peluang tertariknya semakin kecil. Carilah penawaran lain seperti sponsor pendukung, barter, atau yang lainnya. Cantumkan ukuran logo, ukuran media, jenis media, letak pemasangan, dll.

Ini adalah bagian tersulit dan terpenting dalam sebuah proposal

Bagian kedua yang harus dicantumkan adalah ketentuan sponsorship, cantumkan deadline sponsor, bagaimana cara deal, no rekening, no hap yang bisa dihubungi, konsekuensi pembatalan dari pihak sponsor maupun pihak panitia.

Bagian ketiga adalah berilah form keikutsertaan sponsorship. Anda bisa memberikan ini lewat media terpisah yang tatp disertakan pada bagian proposal. Mungkin diubngkus dengan surat, dll.

Konsep acara

Tuliskan seluruh konsep acara anda, jagan hilangkan setiap detail kecilpun. Berikanlah argument dan alasan yang kuat pada setiap konsep anda.

Misalnya:

Anda membuat acara pensi. Tuliskan apa yang akan anda sajikan, bintang tamnunya siapa, acara apa saja yang akan ada, apakah ada cheers, dance, band, kalau ada siapa yang mengisi. Apabila mengadakan audisi, pemilihan, seleksi sebelumnya, cantumkanlah semuanya hingga, tanggal, waktu, dll.

Jangan menlupakan detail sekecil apapun

Susunan panitia

Tuliskan susunan kepanitiaan anda secara detail dari yang kedudukan yang paling tinggi hingga yang terkecil. Jangan lupakan mencantumkan nama koordinator dari setiap seksi di apaling atas nama-nama anggota seksi.

Anggaran

Berikan Anggaran acaramu dengan sangat rinci. Bedakanlah pengeluaran dengan pemasukan. Sponsorship didapat dengan menemukan defisit dari pemasukan dengan pengeluaran total. Kekurangan itu adalah biaya yang harus didapat melalui sponsor.

Berilah satu tempat untuk pengeluaran tak terduga. Pengeluaran tak terduga bisa didapat melalui pengeluaran semua seksi dikali berapa persen, atau anda bisa menentukannya secara manual.

Pengeluaran total adalah pengeluaran semua seksi ditambah pengeluaran tak terduga.

Satu hal yang penting adalah ketika anda menghitung, gunakanlah harga/biaya diatas yang sebenarnya, tujuannya adalah untuk memastikan anda tidak mengalami kekurangan biaya dalam bagian manapun. Misalnya biaya sebenarnya yang dikeluarkan untuk membuat 1 poster adalah 2 ribu anda bisa menuliskannya dengan harga 3 ribu.

Tulislah pengeluaran yang ada per seksi yang terlibat misalnya Pengeluaran Seksi acara dipisahkan dengan pengeluaran seksi keamanan.

Profil panitia

Dalam lampiran ini tujukkan segalanya tentang kepanitiaan anda, bagaimana kepanitiaan anda bekerja, tentang garis besar anggotanya, dll.

Laporan pertanggungjawaban

Dalam lampiran ini, berilah komitmen anda kesanggupan anda dengan mencamtumkan deadline LPJ, Paling lama penyerahan adalah 1 minggu. Terserah anda. Semakin cepat, maka semakin baik. Hal ini penting karena pihak sponsor akan melihat apakah yang diberikan oleh pihak sponsor benar-benar digunakan apa bila, apabila digunakan untuk apa, dll. Pihak Sponsor juga membutuhkannya untuk neraca keuangan mereka

Dalam lampiran ini cantumkan draft LPJ anda. Apabila anda akan mencantumkan foto sebagai bukti informasikanlah dalam lampiran ini.

Dalam LPJ inilah anda akan menuliskan anggaran/keuangan anda sebenarnya, dengan harga yang sebanarnya per mata anggaran. Lampirkan nota sebagai bukti tambahan.

Apabila anda terlambat dari deadline yang ditentukan, berilah komitmen anda sebagai pertanggungjawaban, apakah ada denda, atau yang lain.

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan

Ketika anda diberi kkesempatan untuk melakukan presentasi, maka:

1. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Gunakanlah bahasa yang komunikatif dan to the point

2. Gunakanlah pakaian yang pantas

3. Datang tepat waktu, bahkan datanglah sebelum waktu tersebut untuk memastikan anda tidak datang terlambat

4. Berlatihlah sebelum waktu presentasi

5. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor

6. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.

7. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor

8. Tanyakan kepada sponsor kapan bisa mendapat kepastian

9. Segera selesaikan apabila mendapat kepastian, jangan ditunda walaupun mendadak.

Merancang Pensi SMA

Kehidupan SMA tidak lepas dari bagaimana mereka yang SMA bisa menunjukkan kehebatannya, kreatifitas, eksistensi di mata orang banyak melalui sebuah acara. Ya, acara itu adalah pensi. Sebuah acara yang dekat dengan kegembiraan, kesenangan, dll. Rasanya kalau belum menunjukkan Pensi masing-masing SMA belum lengkap.

Merancang sebuah pensi SMA sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan, yang dibutuhkan adalah kejelian dan semangat. Kenapa? Karena banyak hal baru yang akan ditemui. Tantangan telah menanti, bagaimana anda akan membentuk sebuah konsep yang unik, proposal yang menarik, peluang sponsor, publikasi,dll.

Dibalik nuansa hura-hura pensi, yang perlu dipertahankan adalah bagaimana sebuah kepanitiaan itu mampu belajar banyak tentang berbagai hal. Karena masa SMA ini adalah masa belajar banyak hal, kesempatan anda terbuka lebar untuk belajar hal-hal seperti ini. Tidak melulu duduk tenang mendengarkan ocehan guru dalam kelas, belajar matematika, fisika, kimia, ekonomi, dll.

Apabila anda dan teman-teman berani, bersainglah dengan sekolah lain dengan cara menentukan hari pensi bersama pada hari tanggal tahun yang sama. Dengan kata lain ADU PENSI. Anda akan lebih tertantang untuk itu. Tentunya persaingan kedepan harus secara sehat, tidak saling merugikan misalnya “menyobek poster SMA lain, menyebarkan gosip buruk, dll”.

Oke, kita langsung saja mulai bagaimana pensi SMA itu dirancang hingga dilaksanakan acara.

Kita bagi menjadi 3 bagian besar pembicaraan, yaitu:

1. Tahap persiapan

2. Tahap pelaksanaan

3. Tahap pasca pelaksanaan

1. Tahap persiapan

Pendahuluan

Hal yang paling penting sebelumnya adalah anda harus mempersiapkan semuanya jauh-jauh hari. 4-5 bulan sebelum hari H baik. Tujuannya adalah persiapan yang lebih baik, baik itu segi acara, maupun finansial. Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencari sponsorship. Dan ingat, anda tidak bisa memberi waktu berpikir singkat pada pihak sponsor.

Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia inti. Panitia inti terdiri dari koordinator utama, sekretaris dan bendahara. Tentunya anda akan membutuhkan pembimbing di situ.

Selanjutnya, buatlah proposal sekolah, tujuannya agar sekolah terlebih dulu setuju dengan program anda. Proposal ini nantinya dapat digunakan sebagai bagaian awal proposal sponsor. Jadi tidak perlu kerja 2 kali dalam bagian yang sama.

Proposal tersebut berisi :

1. Latar belakang

2. Nama acara

3. Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)

4. waktu acara

5. Tujuan

6. Manfaat

7. Sasaran

8. Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan

9. Konsep acara (draft kasar)

10. Anggaran kasar

11. Penutup

Ketika anda sudah mendapat persetujuan dari sekolah, anda akan mendapat dukungan yang kuat. Langkah anda akan semakin mudah, karena sekolah mendukung anda.

Langkah kedua, dari panitia tersebut, bentuklah seksi acara terlebih dahulu beserta anggotanya. Jangan buat seksi yang lain terlebih dahulu. Alasannya sederhana, konsep acara dibutuhkan sebagai gambaran seluruh kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja dari seksi lain akan menyesuaikan konsep acara.

Konsep acara mencangkup tema acara, kegiatan yang dijalani, apabila ada pra event seperti seleksi band, cheers, dance, uaraikan dengan rinci. Buatlah konsep semenarik mungkin. Kalau perlu dobraklah batasan-batasan pensi itu sendiri, Jangan terlalu terpaku dengan musik.

Hal yang penting adalah bintang tamu. Kalau anda akan menentukan bintang tamu, pilihlah kira-kira penonton macam apa yang akan anda tarik. Bukan sesuai selera panitia, bisa gagal acara.

Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua seksi yang lain. Yang dibutuhkan adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi P3K, seksi dekorasi, seksi usaha dana, seksi keamanan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi, seksi dokumentasi, pembantu umum, dll.

Cara memilih/menyeleksi kepanitiaan

Menurut kacamata saya, cara memilih kepanitiaan yang terbaik adalah dengan membuka pendaftaran kepanitiaan . Alasannya adalah dengan demikian, anda paling tidak meminimalisir unsur keterpaksaan dan paling tidak menunjukkan adanya kemauan untuk terlibat (komitmen). Anda bisa memvariasinya dengan audisi model angket/kuisioner, atau juga hanya berdasar pada nama saja. Jika anda bingung menentukan/memfilter banyaknya pendaftar, mintalah bantuan pendamping, untuk memberi masukan.

Tentukanlah kuota setiap seksi. Jangan terlalu banyak jangan terlalu sedikit. Sesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya pada seksi dana usaha anda akan membutuhkan banyak orang begitu pula dengan publikasi, namun tidak dengan konsumsi, dokumentasi.

Orang-orang yang dipilih direkomendasikan memilih beberapa orang yang kompeten/telah dipercaya kinerjanya/berpengalaman sebagai koordinator seksi. Orang-orang inilah yang diharapkan mampu menularkan kemampuan, pengalaman kepada wajah-wajah baru. Karena itu usahakanlah untuk memilih orang-orang muka baru. Tujuannya adalah mencari potensi baru, memberikan pengalaman yang lebih pada banyak orang. Pilihlah seminim mungkin kelas 3, perbanyak kelas 2 dan kelas 1. Dengan begitu, di tahun mendatang, tidak ada kekhawatiran karena tidak adanya orang-orang yang berpengalaman merancang pensi.

———————-

Kumpulkanlah seluruh anggota kepantiaan yang terpilih, koordinator utama dan seksi acara berkewajiban memberi gambaran acara dan job description masing-masing seksi

Job description keseluruhan

Secara umum dalam Pensi, job description masing-masing seksi adalah sebagai berikut:

1. Koordinator utama

Job Description:

· Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan

· Memantau perkembangan seluruh seksi

· Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut

· Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain

· Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)

Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator utama hanya menyuruh-nyuruh, “nyangkem” saja. Namun sebenarnya tidak, posisi koordinator haruslah menjadi sosok yang berwibawa dan berkomitmen. Dalam artian, tidak hanya sekedar “nyangkem” tapi berani turun ke seksi-seksi untuk membantu kerja, memberi dukungan, dan mengamati segala hal. Jangan dikira menjadi koordinator hanya menunggu hasil saja. Kalau koordinator tidak pernah kelihatan, tidak tahu menahu perkembangan seksi, koordinator itu perlu dipertanyakan. Koordinator adalah contoh, inspirator bagi teman-temannya. Kalau koordinator menyerah di awal, begitu pula teman-temannya.

2. Sekretaris

Job Description:

· Mengetik proposal sponsor

· Mencatat hasil rapat koordinasi

· Mengurus surat-menyurat

· Mengetik LPJ

Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan surat-menyurat, korespondensi, administratif, dll.

3. Bendahara

Job Description:

· Memegang seluruh keuangan acara

· Memegang seluruh bukti pengeluaran

Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan keuangan.

4. Seksi acara

Job Description:

· Membuat Konsep acara

· Jadwal Pentas

· Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi

· Menentukan job description seksi secara lebih rinci

· Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.

· Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut riders artis

Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara terperinci akan muncul di sini. Semakin besar tantangan yang dihasilkan konsep acara, semakin unik, dll, akan menghasilkan job decription yang semakin rumit dan banyak. Tapi hal ini bukan berarti pekerjaan bertambah sulit.

Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job description.

5. Seksi publikasi

Job Description:

· Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on site dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada acara berlangsung.

· Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb

· Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite

· Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan kontraprestasi dari sponsor

· Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan

· Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke sekolah-sekolah, dll

· Buatlah surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian sekolah, tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.

· Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket

· Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.

· Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak

· Memasang seluruh media publikasi

Seksi publikasi efektif bekerja memasang pada 2 minggu sebelum acara, harapannya adalah agar sasaran penonton mempunyai cukup waktu untuk mejadwal dan 2 minggu waktu yang cukup dekat agar orang tidak lupa. Yang perlu diperhatikan oleh seksi publikasi adalah pada saat pemasangan adalah mengenai etika. Jangan memasang sembarangan karena itu menyangkut nama baik. Anda ceroboh maka stigma buruk juga akan menempel pada acara tersebut. Jangan terlalu banyak memasang poster di jalan-jalan. Boros! Akan lebih efektif memasang di daerah orang banyak berkunjung seperti distrom, café, dsb. Efektifkanlah fungsi leaflet sebagai pendekatan person to person. Manfaatkan pula media internet, Radio, cetak secara efektif.

Pada pemasangan media publikasi hari H, pasanglah itu pada H-1. Tujuannya agar tidak terburu-buru. Perhatikan segala hal yang berhubungan dengan kontrapresatsi sponsor, kapan di pasang, medianya apa, di mana, barangnya dari siapa, dll. Pastikan hal itu dengan seksi dana usaha.

6. Seksi Humas

Job Description:

· Mendampingi artis (setiap anggota humas paling tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis) terutama bintang tamu (sebagai pemandu (liat rider’s), dll)

· Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait ijin kepolisian

· Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis

· Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.

· Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara

· Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin

· Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi artis

Perbedaan seksi humas dengan sekretaris lebih pada kalau sekretaris memuat suratnya, kalau seksi humas mengantar dan bernegosiasi dalam perizinan tersebut. Seksi humas mempunyai peran sentral mengenai hubunganterhadap artis yang akan tampil. Jangan sampai ada satu pun artis yang terlantar. Entah itu transpor, konsumsi, penginapan, pemandu, dll.

7. Seksi usaha dana/dana usaha

Job Description:

· Menguasai seluruh bagian proposal sponsor

· Membuat presentasi

· Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan

· Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan

· Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontraprestasi.

· Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.

Jadi tidaknya cara bisa dikatakan dipegang oleh dana usaha. Dana usaha tidak mendapat sponsor maka habislah acara anda. Beberapa hal penting yang pelu diingat:

· Pakailah pakaian yang sopan

· Yakinkan sponsor lebih pada keuntungan sponsor

· Jangan bersikap meminta/mengemis

· Jangan mendesak apalagi soal waktu

· Mencari 5 sponsor kecil lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar

· Carilah koneksi dekat.

8. Seksi dekorasi

· Menentukan dekorasi panggung

· Menentukan dekorasi acara

· Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.

9. Seksi keamanan

Job desciption:

· Menentukan area parkiran

· Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.

· Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara

· Menghadirkan pihak polisi. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas.

· Membuat pos penggeledahan pada jalan masuk.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang. Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan alat tanpa seksi perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi publikasi dipegang oleh perlengkapan.

10. Seksi perlengkapan

Job desciption:

· Berkoordianasi dengan seksi acara untuk rider’s bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll

· Berkoordinasi dengan persewaan panggung (kalau dibutuhkan)

· Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman

· Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan kontraprestasi di area

· Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang. Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan alat tanpa seksi perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi publikasi dipegang oleh perlengkapan.

11. Seksi konsumsi

Job Description:

· Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis

· Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.

· Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.

Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah jagan sampai makanan terlambat, karena panitia dan artis akan membutuhkan banyak energi pada hari latihan maupun hari H. Pilihlah konsumsi yang praktis, murah, dan bergizi.

12. Seksi dokumentasi

Job Description:

· Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara

· Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor

· Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi dengan tim kreatif untuk editing)

Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya.

13. Seksi P3K

Job Description:

· Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di beberapa titik lokasi

· Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi

· Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)

Seksi yang sederhana namun sangat vital. Jangan sekal-sekali menempatkan orang yang tidak tahu mengenai pengobatan. Bukannya pasien sembuh malah tambah parah. Konsekuensi kepada orang-orang yang menghuni seksi ini adalah ketika hari-H, ada kemungkinan tidak akan melihat acara secara utuh karena harus standby.

14. Pembantu umum (optional)

Seksi ini sering dianggap sepele, namun sebenarnya sangat penting. Orang di seksi ini haruslah orang yang mempunyai semangat tinggi dan kritis. Karena tuntutannya adalah membantu seluruh seksi yang ada. Maka bisa dikatakan dibutuhkan orang yang sangat berpengalaman di sini yang mengerti pekerjaan keseluruhan kepanitiaan. Bisa dikatakan sebagai orang ketiga yang siap membantu.

Job Description:

· Membantu seluruh seksi yang lain apapun itu

Hal yang perlu diperhatikan :

1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final pada proposal

2. Buatlah proposal sponsor secepatnya (lihat posting merancang proposal sponsor untuk informasi lebih lanjut)

3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 1 kali

4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus dibereskan hari itu juga

5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum terpikirkan

6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.

7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi. Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.

8. Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan pawang (apabila anda percaya dibutuhkan spiritualis seperti itu)

Tahap pelaksanan

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang diharapkan.

1. Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi
2. Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, dana usaha, dll. Pecahlah seksi tersebut pada keamanan, P3K, dll.
3. Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama koordinator. (usahakan HandyTalkie). Apabila menggunakan HT sebelumnya harus mendapat izin dari dinas penyiaran berkait frekuensi.
4. Jangan melupakan penjagaan tiket on spot
5. Keamanan, terutama pada saat pengeledahan, dan bintang tamu naik ke atas panggung dan turun ke atas panggung
6. Awasi pergerakan wartawan ( apabila ada )
7. Awasi calo yang ada, seberlah keamanan di parkiran, dan sepanjang jalan menuju lokasi acara, informasikan person to person, atau anda bisa menggunakan dekorasi besar “BELI TIKET DI LOKET”
8. Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk hal ini
9. Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah dikeluarkan
10. Jaga kondisi, waktunya makan ya makan.
11. Berilah tempat sampah pada banyak tempat
12. Beri petunjuk tempat WC Umum
13. Blokade area artis, dan area-area terlarang, jalan artis menuju panggung
14. berilah lampu sorot pada tempat-tempat gelap untuk meminimalkan peluang hal-hal yang tidak diinginkan.
15. Jangan lupa sebelum acara, memastikan artis telah cek sound apabila menggunakan musik.
16. Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.

Tahap pasca pelaksanaan

Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah keorganisasian.

Pada tahap ini ada 3 hal yang perlu dilakukan:

1. Bersih-bersih

Yang penting di sini adalah:

· Sebelum digunakan bersih maka selesai bersih

· Amankan seluruh media yang disediakan.

2. Evaluasi Akhir

Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk kedepannya.

Evaluasi ada 2 macam, yaitu:

1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi

Evaluasi ini adalah evaluasi pribadi. Harapannya dengan evaluasi diri ini, anda bisa melihat kekurangan dan kelebihan pada hal-hal yang telah anda lakukan, anda bisa menentukan apakah anda telah berbuat banyak atau belum. Dengan evaluasi ini, diharapkan anda mampu membawa diri ke masa lampau, melihat pengalaman-pengalaman, moment-moment penting, sehingga ada pelajaran berharga yang bisa dibawa kedepannya.

2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim

Setelah anda mempu melihat secara pribadi, sekarang lakukanlah itu bersama-sama. Tujuannya adalah anda bisa mendapat hal yang baru dari teman anda, mencari kekurangan-kekurangan yang ada.

· Kumpulkanlah seluruh kepanitiaan yang ada, yang perlu dilakukan adalah:

· Bicarakan kekurangan yang anda dan teman-teman temukan, misalnya per seksi bergiliran.

· Contoh :

Dari Seksi publikasi berbicara demikian

“Kami membuat kesalahan dengan terlalu banyak mencetak poster, terlalu besar membuat backdrop, dll.”

· Kekurangan yang dibicarakan ini kemudian carilah solusinya bersama-sama, bagaimana kedepannya.

· Sharingkan pengalaman anda pribadi secara bergiliran, bisa seputar job yang dijalani, bagaimana acara berlangsung, apapun itu.

· Jangan malu-malu untuk mengkritik kinerja orang lain, selama anda menjaga emosi anda. Gunakan komunikasi yang baik.

· Anda bisa memvariasi evaluasi ini dengan menghadirkan pihak luar. Tujuannya adalah bahwa ada sesuatu hal yang hanya bisa diamati oleh orang lain di luar suatu kepanitiaan.

· Sukses tidaknya evaluasi bergantung pada bagaimana anda dan teman-teman mau terbuka, dengan demikian hasil evaluasi ini dapat digunakan pada tahun ajaran berikutnya untuk membuat acara yang lebih baik lagi.

· Berikanlah “applause” untuk semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang anda dan teman-teman peroleh.

“Pengalaman adalah guru dalam kehidupan masa depan

3.Laporan Pertanggungjawaban

Ketika anda sebelumnya telah membuat proposal sponsor dan telah memberikan kesepakatan sponsor, maka laporan pertanggung jawaban harus diberikan pada setiap sponsor yang berpartisipasi

Tujuannya adalah agar sponsor bisa mengetahui bagaimana uang/jasa/bentuk sponsorship yang lain yang mereka berikan dipergunakan. Apabila sisa, apakah dana sisa itu digunakan seperti pada kesepakatan sebelumnya? Misalnya saja anda menulis pada proposal anda “semua dana yang tersisa akan digunakan untuk membantu anak-anak yang putus sekolah”.

Dengan adanya LPJ ini, maka kepanitiaan anda akan dilihat oleh Sponsor sebagai kepanitiaan yang bertanggung jawab.

Pihak sponsor membutuhkan LPJ ini sebagai arsip finansial interen, dll.

Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama. Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda.

Bagaimana membuat LPJ?

1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi

2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.

3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.

4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator masing-masing seksi

5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJ

LPJ akhir berisi:

Deskripsi garis besar hasil acara

Deskripsi kerja masing-masing seksi

Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan

Bukti pengeluaran

Foto-foto kontraprestasi

Ucapan terima kasih

6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap sponsorship

Misalnya:

Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah diberikan sponsor tertentu.

7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh pihak sponsor

8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.